Politique sur la vie privée et les renseignements personnel

Le code du Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’inspire du Code type CSA sur la protection des renseignements personnels (CAN/CSA-Q830-96). Ce code décrit l’engagement et les méthodes souscrites par Centre de Yoga Vedanta Sivananda International en conformité aux principes du Code type CSA.

Objet de la loi: Le Centre de Yoga Vedanta Sivananda International reconnaît le droit des individus à la protection des renseignements personnels les concernant et à la nécessité d’avoir des procédures de gestion des renseignements personnels conformes aux normes nationales. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à ce que ses politiques et directives opérationnelles, conformes aux principes du Code CSA, régissent la gestion des renseignements personnels de ses membres, donateurs, personnel et bénévoles.

Domaine d’application:Cette politique est applicable à tout renseignement, consigné ou non, au sujet d’une personne identifiable, et recueilli, utilisé, ou divulgué dans le cadre d’activités commerciales. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International Section Canadienne (Langue Anglaise) s’engage à ce que les personnes, groupes/organisations et/ou commerces employés, désignés ou mandatés à agir en son nom et pour son compte agissent conformément aux principes énumérés par la Politique sur la vie privée du Centre de Yoga Vedanta Sivananda International Section Canadienne (LA) [AICS(LA)].

DÉFINITIONS:
Renseignement personnel – Renseignement de nature factuelle ou subjective, consigné ou non. Parmi de tels renseignements on retrouve, de façon non limitative, l’âge, le nom, les adresses, les courriers et adresses électroniques, l’historique de la personne, les renseignements de nature financière, les numéros d’identification, le revenu, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, les opinions, évaluations, commentaires, procédures disciplinaires, fichiers d’employés, historique de crédit, dossiers médicaux, ou rapports de différends.

Activité commerciale – Toute transaction, acte ou conduite ou cours régulier des affaires de nature commerciale, y compris de vente, échange ou location de listes de donateurs, listes de membres, ou autres listes de levées de fonds .

Consentement – Entente de plein gré à ce qui est fait ou à ce qui est en cours. Le consentement peut être explicite ou tacite. Le consentement explicite est donne de manière explicite, soit verbalement ou par écrit. Le consentement explicite est inéquivoque et n’exige aucune présomption de la part de l’organisme requérant le consentement. Le consentement tacite existe lorsqu’un consentement peut être raisonnablement déduit des gestes ou omissions de la part d’une personne. * Extrait de Your Privacy Responsibilities, Canada’s Personal Information Protection and Electronic Documents Act,December 2000.

CODE SUR LA VIE PRIVÉE:
Responsabilité -Centre de Yoga Vedanta Sivananda International, reconnait être responsable des renseignements personnels dont il a la possession ou la garde. Ceci inclue, de façon non limitative, les renseignements sous toute forme, que ce soit verbale, imprimée ou électronique, tel que l’âge, le nom, l’adresse, les numéros de téléphone, les adresses électroniques, les numéros d’identification, le revenu, l’origine ethnique, les opinions, les évaluations, le statut social, les historique de crédit, et rapports de différends entre l’organisation et un donateur ou membre. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International, s’engage à ce qu’une clause sur la protection de la vie privée soit annexée à tout contrat conclu avec des personnes ou organismes, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la sphère des activités de l’organisation. Dans le cours de ses activités quotidiennes de collecte, traitement, gestion et évaluation des renseignements personnels en sa possession ou sous sa garde, l’organisation s’engage à respecter les principes énumérés au Code sur la Vie Privée. Afin de répondre aux exigences de ce Code, Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à désigner une ou des personnes qui s’assureront du respect et de l’application des principes énoncés ci-dessous. Les critères en vertu desquels sont désignées ces personnes doivent être énumérés dans les “Directives Opérationnelles” de la Politique sur la Vie Privée de Centre de Yoga Vedanta Sivananda International.

Détermination des fins de la collecte – le Centre de Yoga Vedanta Sivananda International, ses mandataires ou ayant cause agissant pour son compte ou en son nom, s’engage à déterminer les fins de la collecte de renseignements personnels avant celle-ci ou au moment où la collecte a lieu. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International doit documenter et préciser la ou les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte et s’engager à ce que ces fins demeurent valides au moment de la collecte. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International ne recueillera que les renseignements nécessaires aux fins mentionnées. Tout usage secondaire ou optionnel des renseignements, ou à des fins non précisées antérieurement par l’organisation, sera clairement identifié et les personnes concernées auront l’occasion de refuser ou d’accepter l’usage de leurs renseignements personnels à de telles fins. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International déploiera tous les efforts possibles afin que les fins et usages auxquelles sont destinés les renseignements recueillis soient expliqués dans un langage clair et facile à comprendre. L’organisation expliquera dans un langage clair aux personnes auprès desquelles on recueille des renseignements, avant ou au moment de la collecte, les fins auxquelles ils sont destinés et l’usage qui en sera fait. Tous les documents de travail utilisés par Centre de Yoga Vedanta Sivananda International ou ceux ou celles mandatés pour faire son travail de cueillette, expliqueront de manière claire et facile à comprendre à la personne auprès de laquelle on recueille les renseignements les fins visées, nécessité et manière dont la cueillette est effectuée. Les politiques et pratiques de Centre de Yoga Vedanta Sivananda International en vertu desquelles tous les instruments de travail utilises pour la collecte renseignements personnels sont conformes au Principe de Détermination des fins de la collecte seront énumérées dans les Directives Opérationnelles. Ces pratiques permettront aux personnes au sein de l’organisation d’acheminer les questions ou plaintes relatives aux fins de la collecte aux personnes désignées. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International reconnait la diversité de ses membres et des besoins de ses donateurs, et prendra ceci en considération dans ses Directives opérationnelles.

Consentement – Centre de Yoga Vedanta Sivananda International, ses mandataires ou ayant cause agissant pour son compte ou en son nom s’engage à ce que toute personne auprès de laquelle on recueille des renseignements personnels soit informée et consente à la collecte, l’utilisation ou communication de ses renseignements personnels à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International est responsable d’expliquer dans un langage clair et facile à comprendre aux personnes auprès desquelles on recueille des renseignements, les fins auxquelles ils sont destinés, l’usage qui en sera fait et doit obtenir le consentement avant que les renseignements soient utilisés. L’organisation fournira cette explication sur tous les formulaires, contrats ou documents mis à la disponibilité du public. Les Lignes directrices détaillent l’importance de recueillir des renseignements personnels de façon honnête et licite. Le consentement peut être accordé de façon explicite ou tacite, selon la situation en question. Toutefois, autant que possible, Centre de Yoga Vedanta Sivananda International visera à obtenir un consentement explicite. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International reconnait le droit des personnes de s’opposer à ce que leurs renseignements personnels soient communiqués a d’autres organisations sur une base mutuelle a des fins de levées de fonds. Chaque année, il fournira à ses membres et donateurs, l’occasion de s’opposer à de tels échanges de renseignements via son programme de courrier en direct. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International ne divulguera aucun renseignement personnel sans fournir aux personnes concernées l’occasion de s’opposer à la divulgation. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International reconnait le droit des personnes de retirer, à tout moment, leur consentement à l’usage de leurs renseignements personnels. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International fournira, annuellement, à ses membres et donateurs, l’occasion de s’opposer aux échanges de listes de noms et a chaque trois ans, l’occasion de s’opposer à recevoir du courrier. Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou d’un règlement et d’un préavis raisonnable. Ce principe est aussi exempt d’application dans des situations d’enquête criminelle, d’urgence médicale, d’incapacité physique ou mentale, pour des motifs juridiques, ou si votre sécurité est mise en péril. Ces situations seront toujours abordées par Centre de Yoga Vedanta Sivananda International avec parcimonie et retenue.

Limitation de la collecte – Centre de Yoga Vedanta Sivananda International ne peut recueillir les renseignements personnels nécessaires qu’aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite. Autant que possible, Centre de Yoga Vedanta Sivananda International obtiendra le consentement de la personne concernée. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International ne recueillera aucun renseignement personnel de façon arbitraire. Les renseignements personnels ne doivent pas être recueillis auprès d’autres personnes de l’entourage de la personne concernée, comme la famille ou les amis, sans le consentement et la connaissance préalable de la personne concernée et seulement dans les cas jugés extrêmes.

Limitation de l’Utilisation, de la Communication et de la Conservation -Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à ce que les renseignements personnels ne soient pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins viseées. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à ce que le consentement à l’usage des renseignements personnels ne serve qu’aux fins convenues initialement par la personne concernée. L’usage qui est fait des renseignements recueillis se doit d’être divulgué clairement à la personne concernée. Dans l’éventualité que des fins d’usage potentiel apparaissent complexes, Centre de Yoga Vedanta Sivananda International doit divulguer toute possibilité d’usage future ainsi qu’une clause expresse d’inclusion/exclusion des renseignements personnels de chaque personne. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à répondre à toute demande relative aux fins visées et aux politiques de divulgation de l’organisation de façon ouverte et honnête. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures pour la conservation des renseignements personnels. Ces lignes directrices devraient préciser les durées minimales et maximales de conservation.

Exactitude – Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés. Une personne devrait pouvoir, moyennant un préavis raisonnable, obtenir sans efforts déraisonnables de l’information au sujet des renseignements personnels la concernant et devrait pouvoir réviser ces renseignements. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à fournir à toute personne l’occasion de mettre à jour ou de rectifier tout renseignement personnel s’avérant désuet ou inexact.

Mesures de sécurité -Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à ce que les renseignements personnels soient protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International prendra les mesures de sécurité qui protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Ceci inclut de manière non limitative tout moyen physique, organisationnel ou technologique requis. Des méthodes de conservation particulières seront détaillées dans les Lignes directrices.

Divulgation – Centre de Yoga Vedanta Sivananda International doit mettre à la disposition de tous des renseignements précis sur ses politiques et pratiques en matière de gestion de renseignements personnels. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à ce que ses politiques et pratiques en matière de renseignements personnels soient simples, faciles à comprendre et faciles d’accès, dans une variété de formats dont les formats électronique et imprimé. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International rendra également accessible, dans son Manuel de politiques, copie des Principes CSA. Une personne devrait pouvoir obtenir sans efforts déraisonnables de l’information au sujet de ces politiques et pratiques ainsi qu’au sujet de la ou des personne(s) responsables des pratiques de l’organisme, en accord avec la Politique sur la Vie privée.

Accès aux renseignements personnels – Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et à lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible à cette personne de contester l’exactitude et l’état complet des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à répondre aux demandes relatives à la nature des renseignements détenus, à l’usage qui en est fait et au fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, de façon honnête et dans les meilleurs délais. Dans certains cas, il peut être impossible à Centre de Yoga Vedanta Sivananda International de communiquer tous les renseignements personnels qu’il possède au sujet d’une personne. Les exceptions aux exigences en matière d’accès aux renseignements personnels doivent être restreintes et précises. On devrait alors informer la personne, sur demande, des raisons pour lesquelles on lui refuse l’accès aux renseignements. Ces raisons peuvent comprendre le coût de l’information à fournir, le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes, l’existence de raisons d’ordre juridique, de sécurité ou d’instance de procédure de nature judiciaire.

Recours légaux -Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à ce que toute personne soit en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec le ou les individus responsables de les faire respecter au sein de l’organisation. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à fournir dans des délais raisonnables, le nom, la fonction et l’adresse des personnes responsables du respect des politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à établir des mécanismes pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant leurs politiques et pratiques et à y donner suite dans des délais raisonnables. En cas de documents publics tels que formulaires d’abonnement ou dépliants, Centre de Yoga Vedanta Sivananda International fournira aussi les titre officiel et information afin de contacter la personne responsable désignée. Centre de Yoga Vedanta Sivananda International s’engage à faire enquête au sujet de toute plainte reçue et à appliquer toute mesure corrective appropriée.